Ny vejledning om beskyttelse af persondata i ansættelsesforhold

I de fleste virksomheder behandles mange – og ofte følsomme – personoplysninger inden for HR. Derfor er det glædeligt, at Datatilsynet nu har offentliggjort en vejledning om beskyttelse af persondata i ansættelsesforhold. Vejledningen indeholder en række retningslinjer for og eksempler på, hvordan virksomheder og offentlige myndigheder må behandle ansattes persondata.

Vejledningen indeholder langt hen ad vejen en gentagelse af de krav, der fremgår af databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven. Vejledningen supplerer dog disse krav med en række praktisk anvendelige fortolkninger og præciseringer i relation til de særlige situationer og problemstillinger, som kan opstå i forbindelse med ansættelsesforhold.

Et af de områder, der behandles i vejledningen, er medarbejderes ret til indsigt i de personoplysninger, der behandles af arbejdsgiveren. Det kan i praksis være en ressourcekrævende opgave for en virksomhed at opfylde denne ret og give medarbejderen indsigt i de oplysninger, virksomhede har registreret om vedkommende. Dette gælder særligt, hvis medarbejderen har været ansat i virksomheden i mange år. Med vejledningen har Datatilsynet præciseret, at formålet med indsigtsretten er at give medarbejderen indsigt i de oplysninger, der behandles om vedkommende, og at arbejdsgiveren derfor kan nægte adgang til eksempelvis gamle mails og notater, som medarbejderen har udfærdiget eller sendt, uanset at medarbejderens personoplysninger måtte fremgå af disse.

Vejledningen slår også fast, at en virksomhed kan indhente referencer på en jobansøger uden samtykke, hvis der alene spørges til objektive og faktuelle forhold vedrørende ansættelsesforholdet.

Kravene til arbejdsgiverens opbevaring, berigtigelse og sletning af oplysninger om medarbejdere behandles og præciseres også i vejledningen.

Datatilsynets vejledning er relevant for alle virksomheder med en eller flere ansatte. Det er derfor Patrades anbefaling, at vejledningen gennemgås med henblik på at vurdere, om der er behov for at indføre nye procedurer og politikker for behandling af de ansattes persondata eller at ændre de eksisterende.

Vejledningen kan læses her.